Comment optimiser la gestion des flottes de véhicules dans les ONG ?

Andrea Masini, Professeur de Management des Opérations et Systèmes d'Information - 19 janvier 2015
Comment optimiser la gestion des flottes de véhicules dans les ONG ? par Andrea Masini ©Fotolia

Aucune ONG ne peut mener ses actions sans disposer d’une logistique de transport efficace, qui représente d’ailleurs en moyenne le second poste de leur budget. Alors que les donateurs scrutent de plus en plus la façon dont est dépensé le moindre dollar, comment mieux maîtriser ces coûts opérationnels ?

Andrea Masini ©HEC Paris

Andrea Masini est titulaire d'un Ph.D en management de l’INSEAD et également diplômé en ingénieure mécanique (Université Sapienza, Rome). Il est professeur de Management des (...)

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Qu’il s’agisse d’un 4x4 tressautant sur une piste dans les montagnes afghanes ou d’une berline se frayant un chemin dans les bidonvilles de Port-au-Prince, le transport est un enjeu crucial pour les organisations humanitaires qui veulent porter secours aux populations et mener à bien leurs programmes de développement. C’est d’ailleurs leur second poste de dépenses après les salaires du personnel. Pourtant, si les recherches dans ce domaine sont nombreuses, Andrea Masini remarque qu’elles ont jusqu’à présent davantage porté sur les opérations de secours que sur la gestion de la flotte dédiée aux programmes de développement, alors que ces derniers occupent une place centrale dans l’activité des ONG. Avec ses collègues Mahyar Eftekhar, Andreas Robotis et Luk N. Van Wassenhove, il a cherché à identifier les politiques optimales d’achat de véhicules consacrés à ces programmes. 

Le contexte spécifique des actions humanitaires

Si les modèles importés de la gestion des chaînes d’approvisionnement dans les entreprises constituent parfois un bon point de départ, ils ne sont, selon lui, pas transposables dans un contexte humanitaire. Les ONG travaillent dans des environnements particuliers, la médiocrité des infrastructures et les problèmes de sécurité modifiant énormément l’usage des véhicules. Par exemple, une panne mécanique pouvant s’avérer fatale dans certaines zones reculées, on n’y emploie que des véhicules récents, quitte à réserver les plus anciens, trop vieux pour ce genre d’expéditions, aux déplacements administratifs dans des zones plus sûres. En théorie, du moins. En pratique, le siège n’est pas toujours au courant des contraintes du terrain. “Dans les bureaux, par exemple, on croit souvent que les 4x4 sont utilisés partout, alors que la suspension se révèle parfois trop dure pour certaines pistes très accidentées.” Un phénomène qui complique le travail sur le terrain, car c’est généralement le siège qui décide du planning de la flotte. Enfin, les ONG sont souvent liées par des accords commerciaux avec les constructeurs. Par exemple, le CICR achète ses Toyota Land Cruisers à un prix inférieur au marché, mais il s’engage à ne pas les revendre avant trois ans. “Toyota cherche ainsi à éviter d’inonder le marché de véhicules ‘neufs’”, précise Andrea Masini.

Guillemet

Les recommandations que les chercheurs tirent des modèles s’avèrent très différentes des politiques habituellement mises en œuvre par les ONG.


Modéliser la taille des flottes de véhicules

Pour aider les ONG à rationaliser leurs achats de véhicules, les chercheurs ont collecté des données auprès du CICR. Ils ont identifié trois pays (le Soudan, l’Éthiopie et l’Afghanistan) représentatifs de dizaines d’autres en termes de facteurs pouvant affecter la logistique : qualité des routes (goudronnées ou non), intensité des conflits et gravité des problèmes de sécurité. Ils ont ensuite estimé le coût et l’état des véhicules, exclusivement des Land Cruiser 4x4 Toyota. À l’aide d’un modèle mathématique, ils ont ainsi pu calculer la taille optimale des flottes dans chacun de ces pays. Ils ont validé leur modèle en le confrontant à des données antérieures issues des mesures réellement mises en place par le CICR. Enfin, les chercheurs ont étendu la portée de leur analyse et développé un modèle utilisable par tout organisme désireux de réduire le coût de l’achat de ses véhicules. L’avantage de ce modèle est que les données dont il a besoin pour fonctionner ne sont pas difficiles à rassembler pour les ONG, explique Andrea Masini. Cette caractéristique le rendra, espère-t-il, facile à appliquer dans le contexte de la vraie vie. “Collecter les données au niveau local est difficile, cela demande des ressources”, explique le chercheur, ajoutant que les ONG peuvent ici se contenter de caractériser le profil de la demande (nombre de véhicules nécessaires à tel ou tel moment). En réalité, cependant, pour les programmes de développement, la demande reste relativement stable.

Une stratégie fondée sur la demande moyenne estimée

Les recommandations que les chercheurs tirent des modèles s’avèrent très différentes des politiques habituellement mises en œuvre par les ONG. Leurs calculs indiquent en effet que la taille optimale de la flotte doit rester relativement stable, même quand la demande fluctue. Autrement dit, les ONG ont tout intérêt à opter pour une stratégie fondée sur la demande moyenne estimée (level strategy ), renonçant du même coup à se caler sur la demande réelle (chase strategy ). Andrea Masini explique ce résultat en soulignant qu’acheter et revendre des véhicules en cherchant à coller fidèlement aux besoins immédiats entraîne des coûts élevés, par exemple pour les acheminer dans des pays lointains. “Si la demande ne fluctue pas trop, il est alors préférable de se contenter de conserver les véhicules de la flotte, même quand ils ne sont pas toujours utilisés. Si les fluctuations de la demande sont très fréquentes, il ne faut pas non plus chercher à coller à la demande.” Le seul cas où cette stratégie est pertinente est celui où les pics de demande sont rares et espacés. Par exemple si la demande est stable de janvier à novembre, mais double en décembre. Le chercheur est convaincu que les ONG sont prêtes à écouter la recherche et à réviser leur politique. Il est d’ailleurs déjà en train de parler à au CICR du second volet de sa recherche, qui s’intéresse cette fois à l’utilisation faite des véhicules.

D’après un entretien avec Andrea Masini et l’article “Vehicle Procurement Policy for Humanitarian Development Programs”, coécrit avec Mahyar Eftekhar, Andreas Robotis et Luk N. Van Wassenhove (Production and Operations Management Journal , juin 2014).

Applications pratiques
Applications pratiques

Le premier enseignement à tirer de cette étude est que les logisticiens doivent résister à la tentation de coller à la demande immédiate quand ils achètent des véhicules. Comme le souligne Andrea Masini, “dans trois cas sur quatre, il est plus efficace de se caler sur la demande moyenne”. Toutefois, le chercheur précise que quand les budgets sont serrés, les ONG peuvent toujours revenir à la stratégie intuitive consistant à acheter autant de véhicules que le permet le budget d’une période donnée, jusqu’à ce que les pics de demandes soient satisfaits. Andrea Masini affirme également que les ONG devraient réviser les contrats avec les constructeurs qui restreignent leur liberté d’action (par exemple la règle de non-revente avant trois ans). Supprimer cette contrainte serait, selon lui, préférable à l’obtention de tarifs préférentiels.

Méthodologie
Méthodologie

Les chercheurs ont collecté des données (date de première immatriculation, kilométrage moyen, valeur, etc.) concernant les véhicules utilisés par le Comité International de la Croix-Rouge (CICR) entre 2000 et 2007 au Soudan, en Éthiopie et en Afghanistan. Ils ont également interrogé des représentants du CICR. À partir des informations recueillies, ils ont conçu un modèle permettant de calculer la taille optimale des flottes de véhicules. Les résultats obtenus leur ont permis de définir la structure générale d’une politique d’achats optimale.